ADAMDENKTNA / WAT ZEG JE ALS…?

Wat zeg je als je manager je grenzen niet respecteert?

Je werkdag is afgelopen. Toch krijg je opnieuw berichten van je leidinggevende, met de verwachting dat je meteen reageert. Je hebt al eens aangegeven wanneer je beschikbaar bent. Hoe maak je die grens opnieuw bespreekbaar zonder meteen ruzie te krijgen?

AdamDenktNa Praktische communicatie

Naar een mogelijke reactie

De situatie

Je werkt normaal gesproken tot vijf uur.

Tijdens je werkdag ben je bereikbaar voor vragen, overleg en onverwachte problemen.

Maar de laatste weken krijg je steeds vaker berichten nadat je werkdag is afgelopen.

Soms gaat het om een vraag die volgens jou ook de volgende ochtend besproken kan worden.

Een paar dagen geleden heb je tegen je leidinggevende gezegd dat je buiten je afgesproken werktijden niet standaard beschikbaar bent.

Je manager leek dat te begrijpen.

Toch krijg je die avond om half acht opnieuw een bericht.

“Kun je hier nog even naar kijken? Ik wil eigenlijk vanavond een reactie.”

De volgende ochtend vraagt je manager waarom je niet hebt geantwoord.

Je voelt de neiging om jezelf uitgebreid te verdedigen.

Je wilt betrokken blijven bij je werk.

Maar je wilt ook duidelijkheid over wanneer je beschikbaar moet zijn.

Wat kun je zeggen?

Een mogelijke reactie

Ik merk dat ik regelmatig berichten krijg buiten mijn afgesproken werktijden, waarbij een snelle reactie wordt verwacht. Kunnen we duidelijk afspreken wanneer ik bereikbaar moet zijn en wat tot mijn volgende werkdag kan wachten?

Waarom dit kan helpen

Je begint met een concreet terugkerend gedrag.

Je ontvangt berichten buiten de tijden waarop je normaal gesproken werkt.

Daarbij ervaar je de verwachting dat je snel moet reageren.

In plaats van direct te zeggen dat je manager geen respect voor je heeft, vraag je om duidelijkheid over de afspraken.

Daarbij probeer je drie dingen vast te stellen.

De beschikbaarheid.: Op welke momenten wordt verwacht dat je bereikbaar bent?
De urgentie.: Welke situaties vragen daadwerkelijk om een reactie buiten je normale werktijden?
De afspraak.: Hoe wordt duidelijk gemaakt wat kan wachten tot je volgende werkdag?

Je bespreekt daarmee niet alleen een persoonlijke voorkeur.

Je onderzoekt welke verwachtingen daadwerkelijk bij je functie en werkafspraken horen.

Dat is belangrijk, want niet iedere functie kent dezelfde beschikbaarheid.

Sommige werkzaamheden vragen om bereikbaarheidsdiensten, storingsdiensten of vooraf afgesproken uitzonderingen.

Bij andere werkzaamheden is er doorgaans geen reden om op ieder avondbericht direct te reageren.

Een grens wordt concreter wanneer duidelijk is welke afspraak erbij hoort.

Zo voorkom je dat jij en je manager verschillende verwachtingen blijven houden zonder die uit te spreken.

ALS HET GESPREK ANDERS LOOPT

Als je manager zegt dat iedereen flexibel moet zijn

Misschien leg je uit dat je niet standaard buiten je werktijden beschikbaar bent.

Je leidinggevende reageert:

“We moeten allemaal een beetje flexibel zijn. Zo werkt dat hier nu eenmaal.”

Misschien is flexibiliteit inderdaad onderdeel van het werk.

Maar die opmerking vertelt nog niet wanneer je precies beschikbaar moet zijn.

Daarom kun je reageren met:

Ik begrijp dat er soms flexibiliteit nodig is. Kunnen we concreet afspreken voor welke situaties bereikbaarheid buiten mijn werktijden nodig is en hoe we dat vooraf regelen?

Je gaat niet direct discussiëren over de vraag of je flexibel genoeg bent.

Je vraagt wat flexibiliteit in de praktijk betekent.

Gaat het om een uitzonderlijke spoedsituatie?

Om een vooraf afgesproken bereikbaarheidsdienst?

Of om gewone vragen die meestal de volgende werkdag kunnen worden besproken?

Dat onderscheid kan helpen om verwachtingen helder te maken.

Een tijdelijke uitzondering is iets anders dan een voortdurende verwachting om altijd bereikbaar te zijn.

Ook kan het belangrijk zijn om vast te leggen wie bereikbaar moet zijn wanneer er daadwerkelijk iets urgents gebeurt.

Flexibiliteit bespreken betekent niet dat bereikbaarheid vanzelfsprekend onbeperkt is.

Maar of bepaalde beschikbaarheid verplicht is, hangt af van de concrete functie, afspraken en toepasselijke regels.

Als je de grens al eerder hebt aangegeven

Misschien heb je dit gesprek al eens gevoerd.

Je hebt duidelijk aangegeven op welke tijden je normaal gesproken werkt.

Ook heb je gevraagd hoe jullie omgaan met vragen buiten die uren.

Toch blijft je leidinggevende je regelmatig 's avonds berichten sturen.

De volgende ochtend krijg je opnieuw opmerkingen over het uitblijven van een reactie.

Je manager zegt:

“Ik had je gisteren iets gestuurd. Ik verwacht eigenlijk wel dat je daarop reageert.”

Je hoeft niet meteen te concluderen dat de ander jouw grens bewust probeert te overschrijden.

Maar wanneer het patroon zich blijft herhalen, kan een algemene uitleg onvoldoende zijn.

Dan kun je zeggen:

We hebben eerder besproken wanneer ik bereikbaar ben. Ik merk dat er buiten die tijden toch regelmatig een reactie wordt verwacht. Kunnen we onze afspraak bevestigen en vastleggen hoe we met uitzonderingen omgaan?

Je verwijst naar een eerder gesprek.

Daarmee maak je duidelijk dat het onderwerp niet nieuw is.

Tegelijkertijd stel je een praktische vervolgstap voor.

Welke afspraak geldt nu precies?

Zijn er uitzonderingen?

En hoe worden die uitzonderingen vooraf duidelijk gemaakt?

Wanneer die afspraken schriftelijk worden bevestigd, hoeven jullie minder te vertrouwen op verschillende herinneringen aan het gesprek.

Dat betekent niet dat het probleem automatisch opgelost is.

Maar het helpt om een terugkerend meningsverschil concreet te maken.

Wat je niet automatisch kunt concluderen

Een bericht van je manager in de avond kan verschillende gedachten oproepen.

Mijn manager respecteert mij niet.

Die vindt dat mijn vrije tijd niet belangrijk is.

Die probeert te kijken hoe ver ik ga.

Dat zijn mogelijke interpretaties.

Maar uit het moment waarop iemand een bericht verstuurt, kun je niet automatisch afleiden wat diegene verwacht of bedoelt.

Misschien verwacht je manager pas de volgende werkdag een antwoord.

Misschien is het bericht verstuurd op een moment dat het de afzender uitkwam.

Misschien is er sprake van een uitzonderlijk urgente situatie.

Misschien zijn de afspraken over bereikbaarheid onvoldoende duidelijk.

Of misschien wordt daadwerkelijk herhaaldelijk verwacht dat je buiten de afgesproken tijden werkt of reageert.

Dat zijn verschillende situaties.

Daarom is het belangrijk om gedrag, verwachtingen en intenties van elkaar te onderscheiden.

Feit: je manager heeft buiten je afgesproken werktijden een bericht gestuurd en de volgende ochtend gevraagd waarom je niet hebt gereageerd.
Interpretatie: je manager probeert bewust jouw persoonlijke grenzen te negeren.

De tweede conclusie volgt niet automatisch uit de eerste.

Tegelijkertijd hoef je niet te bewijzen dat iemand slechte bedoelingen heeft om onduidelijke verwachtingen bespreekbaar te maken.

De relevante vragen zijn wat er van je wordt verwacht, waarop die verwachting gebaseerd is en hoe vaak de situatie voorkomt.

Wanneer meer nodig is dan één gesprek

Een incidenteel bericht buiten je werktijden is niet automatisch een ernstig werkprobleem.

In sommige functies zijn aanvullende afspraken over beschikbaarheid normaal of noodzakelijk.

Denk aan vooraf afgesproken bereikbaarheidsdiensten, uitzonderlijke storingen of werkzaamheden waarbij snelle opvolging onderdeel van de functie is.

Maar wanneer regelmatig een onmiddellijke reactie wordt verwacht zonder duidelijke afspraken, kan dat spanning geven.

Vooral wanneer je niet weet of je een bericht kunt laten wachten zonder dat dit later tegen je wordt gebruikt.

Dan kan het verstandig zijn om de verwachtingen verder te verduidelijken.

Bijvoorbeeld:

Wat zijn je afgesproken werktijden?
Welke bereikbaarheid hoort bij je functie?
Welke uitzonderingen zijn vooraf afgesproken?
Hoe worden urgente situaties gemeld?
Wordt verwacht dat je buiten je normale werktijden werkzaamheden uitvoert, en welke afspraken gelden daarvoor?

Wanneer je hier samen geen duidelijkheid over krijgt, kan het nuttig zijn om relevante werkafspraken schriftelijk vast te leggen.

Bij blijvende problemen kun je afhankelijk van de situatie ondersteuning of advies zoeken bij een passende contactpersoon, HR, een werknemersvertegenwoordiger of een deskundige.

Bij werkdruk of klachten die je gezondheid beïnvloeden kan professionele ondersteuning passend zijn.

Deze voorbeeldreacties zijn geen garantie op een goede uitkomst. Ze vormen geen psychologische behandeling en geen juridisch advies over arbeidstijden, bereikbaarheidsdiensten of het weigeren van werkzaamheden.

Een grens aangeven hoeft geen afwijzing van je werk te zijn. Het kan juist een manier zijn om duidelijk te maken welke verantwoordelijkheid je hebt en wanneer je beschikbaar bent om die goed uit te voeren.

VAN REACTIE NAAR INZICHT

Waarom is grenzen stellen tegenover je manager soms zo moeilijk?

Lees de psychologische verdieping:

Waarom je soms geen grenzen durft te stellen tegenover je manager

Daar lees je hoe hiërarchie, verwachtingen, onzekerheid en de mogelijke gevolgen van tegenspreken invloed kunnen hebben op de manier waarop je grenzen bespreekt.